Основи на управлението на документите и за управление на документи в предприятието

Предишен ◈ Следващото

Съхраняване и управление на документи - концепции, които мнозина смятат, синоним, но това не е така. Канцеларската работа - това е всичко, което идва на работа с документи, от създаването им да се прехвърлят в архива. Тук имаме предвид, за да се гарантира създаването на документи, прехвърлянето им от отдел в отдел и съхранение след изпълнението на техните задачи.

Съгласно документа също така предполага движението на документи, т.е.. Е. В действителност това е етап, който е между създаването на документа и неговото унищожаване или прехвърлянето на архива. Съхраняване и управление на документи в предприятието са тясно свързани, тъй като последната е част от първата.

Документи и документи: значението на организацията

А мирянин, който не се сблъскат с организацията на работата в комплекса, тя може да изглежда, че правилният документи и управлението на документи в предприятието - един от най-важните задачи. Това е "просто парче хартия", и най-важното - да се установи продажби, производство или предоставяне на услуги. В действителност, ако вашият бизнес е мениджър и трима служители, че е възможно, че това е вярно. Въпреки това, толкова по-трудно става да си бизнес процеси, и колкото повече хора участват във всяко едно от тях, толкова по-малко ще бъде ефективността на работния процес, без утвърден и управление на документи. Вие сте свободни да избират формата на: електронен или хартиен носител, но абсолютно не може без тях. В края на краищата, трябва да:

организирането на ефективна счетоводни, данъчни, счетоводни управление.
Уверете се, през работния процес и управление на документи бързо реагиране на входящите съобщения: писма от държавни агенции, клиентски оплаквания, оферти и така нататък. Трябва да се определят отговорностите за организиране на взаимодействието на различните отдели, за да обсъдят въпроси, които са от компетентността на няколко единици по едно и също време, и се контролира скоростта на обработка на информацията.
Осигуряване на ефективна обратна връзка "от долу": обсъждането и прилагането на предложения за подобрение, жалби единици помежду си, съобщения за промени в процесите, и други подобни.
Организирайте с помощта на управление на офис и документи сътрудничество обслужващ персонал за счетоводство, икономическата част, защитата на информация в служба предприятието: навременни промени на кодове за достъп, когато един листата на служителите, блокиране / окачване на сметката, за предоставяне на нов служител с работно пространство и необходимите инструменти и материали за работа.
За организиране на ефективна система за счетоводство работа и изплащане на бонуси, базирани на резултатите от тях.
Организирайте автоматизация на рутинни операции, ускоряване на обработката на поръчки от клиенти.

И това е само малка част от проблемите, които могат да бъдат решени с помощта на управление на архиви и управление на документи в предприятието. В допълнение, в зависимост от вида на дейност на организацията и персонала размера на проблема може да варира значително, и натрошени.

Съхраняване и управление на документи в предприятието: общата схема на организация

Въпреки това, независимо от факторите, обсъдени по-горе, има обща схема на работния процес и управление на документи в предприятието, етапи и задачи, които да присъстват дори в най-малките компании.

Провеждане на входящ документ потоци

Това е документацията, която се създава в други организации и институции, и се подава към централата на хартия или в електронен вид: писма, искове, оферти, фактура и други подобни. Във връзка с тяхното ефективно управление на записи и управление на документи е необходимо да се гарантира:

регистрационен документ, т.е., маркирайте датата и придавайки му входящия номер (по избор) ..;
прехвърляне на входящо документ в установения график по отношение на управление на документи единица, която се занимава с този въпрос, или няколко части;
регистрация на приемане на документа, като отговорни лица в областта на заетостта;
отпечатък върху производителността / отговор / за предприетите действия по документа;
прехвърли обработени за съхранение на документи.

Организация на изходящи потоци документ

Пътят на такива документи в офис работа и предприятието за управление на документи обикновено започва в "дъното" на организационна структура. След като създадете път те са съвпадение и в очите на няколко структурни звена (най-малко - в ръководството) и отидете във външния двор: търговски партньори, доставчици и клиенти, на регулаторните органи и така нататък. За изходящи документи трябва да бъдат разработени:

Организация на вътрешния оборот на документи.

Това е най-обширната областта на управлението на офис и управление на документи в големи предприятия. В този случай, често е тяхното движение е най-разстроен. Вътрешни документи могат да се съчетават функциите на двете входящи и изходящи. Така например, по пътя на документа може да започне от специалист или отдел като проект проверете хармонизирането и съгласуването в по-горните дивизии, въведете подписа на ръководството и, тъй като тя позволява резолюцията да се върна надолу - за да изпълни служители конкретен отдел или предприятие.

Ето защо, за ефективно водене рекорд и документира най-малко време отнема пътя на движение на документи и от двете художниците "нагоре" трябва да бъде разработена в разработването на проекта на документа, както и "надолу" с изпълнението вече е завършен, както и техния контрол на изпълнението. Необходимо е да се избегне пререгистрация на един и същ документ, защото това означава загуба на време и непродуктивен тежест върху изпълнителите.

115 114, София. Второ Kozhevnicheskiy платно, 12.
Тел. 7 (495) 660-18-14