Съхраняване и управление на документи в предприятието
таблица на съдържанието
ПРИЛОЖЕНИЕ
Документи (софтуер документален управление) - "клон от дейността си, като предоставя документация и организиране на официални документи." (Вж. Прибл. 1) Организация на работата с документи, въз основа на набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания за управление на документи. Основните функции на услуги за управление на документи (Dow) са:- организационна и документален подкрепа на организацията;
- организиране на единна процедура за работа с документи в структурните звена;
- координация на структурните звена в подготовката на документи;
- предаване документ във и между структурните звена;
- създаване на единни технологични процедури за преминаване и документални в структурните звена на организацията;
- разработване и използване на стандартизирани форми на документи;
- организация документ, т.е. движение на входящи, изходящи и вътрешни документи;
- документите за регистрация;
- организация на съхранение и употреба на документи;
- организация на контрола на изпълнение на документи;
- провеждане справка и информация и анализ, включително по въпросите на управление на документи.
Някои области на административната дейност се наричат контролни функции. Контролни функции са постоянни по всяко управляема структура.
Основни (административни) управленски функции - планиране, организиране, координация, контрол.
Специални контролни функции - финанси, счетоводство, обществени поръчки и т.н.
функции за управление се обслужват от системите за документиране. Basic (административен) система за управление обслужва организационно и административно документация (OSA).
DDS система включва три документални на масива:- организационни документи (устави, наредби, инструкции, наредби и т.н.).
- Административни документи (заповеди, наредби, инструкции, решения и т.н.).
- Документи справка и информация (писма, доклади, протоколи, меморандуми и обяснителни бележки, сертификати, отчети, доклади, планове, доклади и т.н.).
Наръчникът за подготовка е насочена към изготвяне, подготовка, регистрация, работен процес, контрол на продуктивните качества, организират, съхраняват организационни и административни документи.