типа на канцеларската работа на файлове, техните задачи и функции

Типове файлове, техните задачи и функции

Архив - институцията или структурно звено на организацията, провеждането на съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи;

Държавен архив - федерална правителствена агенция, създадена от правителството на Република България (по-нататък - федералните държавни архиви), или държавна институция, която подлежи България, създадена от държавен орган на обекта на България (по-нататък - Държавния архив на предмета България), който извършва съхранение, придобиване, регистрация и използване на документите на архивите фонд България и други архивни документи;

Общински Архив - структурно звено на местната власт на община, град област или общинска институция, създадена от този орган, който да извършва съхраняване, бране, проследяване и използване на архивни фондове в България документи и други архивни документи;

Архив на организацията - структурно звено на организацията, съхраняване, бране, проследяване и използване на архивни фондове в България документи и други архивни документи.

Архиви организации се разделят на:

- представят своите документи до архивните институции за постоянно съхранение;

- не разпространяват своите документи до архивните институции за постоянно съхранение.

Федералният закон установява следната срока за временно съхранение на архивни фонда на България документи в архивите на организациите на източника придобиване, преди те да пристигнат в държавните и общинските архиви:

1) за документи на федералните власти, други държавни българските власти (включително офис на българската прокуратура, на Централната избирателна комисия на България, Камарата сметки на България, Централната банка на България (Bank България), както и включени в установения ред на архивен фонд на Република България документи се посочва, извънбюджетни фондове и федерални организации - 15 години;

2) за документите на публична власт, други публични органи и организации на България България подлага организации - 10 години;

3) документи на местните власти и общински организации - 5 години;

4) за някои видове архивни документи:

а) данни за гражданско състояние - 100 години;

б) документи за персонал, записи на нотариални актове, както и домакински книги, свързани с жилищните приватизационни документи - 75 години;

в) проектна документация за капитално строителство - 20 години;

г) технологични и дизайн документи - 20 години;

д) патенти за изобретение, полезен модел, промишлен дизайн - 20 години;

д) научна документация - 15 години;

ж) филма и фотографски документи - 5 години;

Основните задачи на архива на организацията са:

придобиване на архивни документи, съставът на който съдържа разпоредби за архива;

водене и съхраняване на документи;

създаване на научна референтна система за архивиране на документи;

използването на архивираните документи;

подготовка и предаване на документи, свързани с архивен фонд на Република България за постоянно съхранение в съответствие с условията и изискванията, установени от Федералната служба за архивни на България и на управителните органи на РФ подлага архивно бизнес.

За да се изпълни основните задачи на архив изпълняват следните функции:

води списъците на организации и (или) структурни звена на организации - източници на придобиване на архива;

Хартия отнема структурните подразделения на организацията и организациите - архивните източници на придобиване;

Той отчита и гарантира сигурността на архивните документи, получени;

Той създава и поддържа актуална констатация помощ на архивни документи;

изследва ценностите и осъществява комплекс от организационни и методически мерки за прехвърляне на документи за постоянно съхранение;

проверява коректността на образуването и регистрирането на случаи в структурните звена и други организации - източниците на придобиване;

организира работата по номенклатурата на организацията въпроси;

оказва методическа и практическа помощ на бизнес звена за работа с документи;

участва в разработването на нормативни документи и ръководства на архиви и документи за управление;

участва в дейности за подобряване на уменията на работниците и архивна служба на управление на документи, включително и в организации - източник на архивите.