софтуер за управление на Документален

Управление на документи (за управление на документацията) - клон на дейност, осигуряване на документация и организиране на официални документи, е важен аспект на всяко предприятие: организации са документи, които отразяват резултатите и изпълнението на производствените операции, финансови резултати, човешки ресурси, логистика и и т.н. Той документира гарантира изпълнението на управленските функции, те се определят от плановете, фиксирана записването и представянето на доклади и друга информация. В тази връзка, може да се каже, че на това, както е установена за работа с документи, в голяма степен зависи от скоростта и качеството на вземане на решения, ефективността на тяхната работа и дейности на организацията като цяло.

Организацията на работата с документи, е важна част от процеса на управление и управленски решения, които оказват съществено влияние на ефективността и качеството на управление.

Управление на вземане на решения включва събиране на информация; нейната обработка; анализ, обучение и вземането на решения.

Тези компоненти са най-тясно свързани с поддържането на документален филм на управление. За икономически ефект, на първо място, важно е да се качеството на информацията, която се определя от неговия номер, ефективност, степен на сложност и разходи. Ако компанията не е установена ясна работа с документи, че в резултат на влошаването на управление, тъй като това зависи от качеството и надеждността, ефективността на приемане и предаване на информация, правилното формулиране на референтни и информационни услуги, ясна изследователска организация, съхранение и използване на документи.

Има три основни проблеми да бъдат решени в отношенията (DOW)

1. Документация (подготовка, изпълнение, координация и представяне на документи).
2. Организацията на работата с документи в процеса на управление (осигуряване на изпълнение трафик контрол, съхранение и употреба документ).
3. Систематизиране на архивни документи.

софтуер за управление на Документален изпълнява специална услуга, която действа от правата на самостоятелно структурно звено. Това може да бъде: за управление на делата, генерална дирекция, офис или на секретариата.

DOW служба изпълнява три основни групи задачи:

1. осигуряване на дейностите по управление на документация;
2. организация на работата с документи в институцията;
3. подобряване на формите и методите на работа с документи.

Предизвикателствата, пред които е изправена услугата предучилищна възраст, определят неговата функция.

• развитие и проектиране на форми, които предоставят за тяхното производство;
• осигуряване на производството на документи, копиране и дублиране;
• контрол на качеството на подготовката и обработката на документи, съответствие с установените процедури и координационни и документи за самоличност.

Задачи на организацията на работата с документи в институцията решени следните функции:

• Създаване на единна процедура за преминаване на документи (за управление на документи агенции);
• Изпращане обработка на входящи и изходящи документи;
• Регистрация и отчет на входящи, изходящи и вътрешни документи;
• Контрол върху изпълнението на документи;
• Систематизация на документите, като се гарантира тяхното съхранение и употреба; организация на работата с гражданите;
• Осигуряване на защита на информацията.

Задачата на подобряване на формите и методите на работа с документи, включва следните функции:

• развитие и обработка на наредби, ръководства, указания и инструкции и ги носят на вниманието на хората в организацията;
• ръководство и контрол върху спазването на установените правила за работа с документи в структурните звена на организацията;
• професионално развитие на организациите на работниците и техните съвети за работа с документи;
• рационализиране документация на организацията, работата по уеднаквяване на документи, разработването на Доклад Card албуми и форми на документи, използвани в дейността на организацията;
• разработването и въвеждането на нови форми и методи на работа с документи, подобряване на работния процес на организация, подобряване на изпълнителната дисциплина;
• задаващ за развитието и подобряването на автоматизирани информационни системи и бази данни за работа с документи.

В ситуацията на скалата на предприятието, както и броя на служителите си за ефективността на управление на документи става все по-важно. Основният проблем, произтичащ от това, изглежда така:

1. Лидерите губят в голямата картина.
2. Структурните звена, които нямат информация за дейностите на другата страна, престават да работят гладко. Това намалява качеството на обслужване на клиентите и способността на организацията да поддържа външни контакти.
3. Последствие е спад на производителността на труда; усещане за липса на ресурси: човешки, технически, комуникация и така нататък ..
4. Разширяване на персонал, инвестират в оборудване на работни места, съоръжения, комуникации, обучение на служителите.
5. За производствените компании да увеличат персонала могат да доведат до промени в технологията на производство, което ще изисква допълнителни инвестиции.
6. В ситуация на неоправдан състояние на растеж, пада производителността, необходимостта от инвестиции в производството е необходимо да се увеличи работния капитал, което от своя страна води до намаляване на печалбата.

Осъзнавайки важността на подобряването на DOW, организациите често правят много грешки, опитвайки се да се автоматизира и определяне в тази ситуация е проблем на избор на методи за автоматизация.

Най-разпространеното решение - е автоматизация на отделни работни станции (AWS): административен сътрудник, управител, счетоводител или управител. Основните недостатъци на този подход са: липсата на начини за организиране на електронен обмен на информация между служители и отдели на предприятия; липса на функционална връзка на приложения за автоматизация с автоматизация на процедурите за съхранение на документацията.

Основните функционални части (компоненти) на система за автоматизация на офиси в управлението на предприятия и организации:

• инструменти и правила за създаване на документи,
• провеждането им електронен архив,
• подкрепа на работния процес и в същото време на базата на софтуерни и хардуерни платформи на предприятието.

За да се гарантира ефективното използване на информация, всички останали компоненти за контрол следва да се основават на системата за управление на документи, но в този случай е възможно да реши проблемите пред организацията. По отношение на комплексна автоматизация на предприятията дейност на приложните информационни системи трябва да разчитат на софтуерни и хардуерни платформи, както и система за автоматизация на офиси.

По този начин, предприятието се стреми да създаде ефективна среда за обработка на информация и подобряване на качеството на управление, има следните цели:

1. Подобряване на цялата работа по подготовката и обработката на информация, документ, чрез създаване на механизъм за поддържане документален филм на предприятието (DOW).
2. Изборът на правилната стратегия за автоматизация, включително правилния избор на софтуерни продукти.

За автоматизиране на този на пръв поглед прости предмети, като например работа с документи, че е необходимо да се използва най-новите технологични постижения:

1. Система за управление на база данни;
2. търсачката на документи и анализ на текстове;
3. сканиране и разпознаване на документи (печатни и саморъчен);
4. клиент-сървър среда;
5. Интернет / интранет.

Извън основните групи инструменти могат да бъдат разграничени в зависимост от спецификата на предприятието:

От държавни и общински организации могат да дойдат до документи на фирмата, регламентиращи различни въпроси от дейността си (данъци, опазване на околната среда и така нататък. Н.). Тези документи представляват отделна група - наредби на висшите органи.

В отделна група може да различи търговски договори (договори), които са основните инструменти на бизнеса.

Всички тези документи се отнасят до управленски или административни документи (OSA). Изключение са финансовите и счетоводни документи, които имат конкретна формулировка и преработка.

Основните нормативни документи, регламентиращи дейността на организацията за обслужване DOW

Наредба за Dow - нормативен акт, който определя процедурата за формиране, мита и организацията на работата на този отдел, както и правния статут и компетентността на служителите, натоварени на работата в служба на Дау.

Описание на длъжността - това е основният организационен документ, уреждащ разделението на отговорностите и правата между служителите, което е основа за премахване на дублирането и припокриването при изпълнение на отделните операции.

Източниците за развитие на длъжностните характеристики са, както следва:

Инструкция за офис работа - това е основните нормативни документи, регламентиращи правилата, методите, процесите създаване на документи, работни потоци технологии. За ефективна работа на предучилищното живот и всички части на организацията, за ясно разбиране и представяне на всички етапи от работата с документи в рамките на всяка организация трябва да се направи специфични за потребителя записи управлението на дейностите.

Източниците за съставяне на инструкции на организацията за управление на документацията са:

График форми на документи за типични за управление на ситуации. Доклад на карти - това е списък на унифицирани форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнение на функции и задачи за подпомагане документация предприета от дружеството. То съдържа описание на всеки документ, състоянието му и документация фази юридически. В таблицата е стандартен метод за закрепване съставът се прилага в документите на машината и процедурата тяхното получаване.

С помощта на карта за доклад в чиновническа служба ви позволява да настроите обща класификация на документи на организацията в съответствие с управленските функции и задачи. Това, от своя страна, премахва възможността за излишно създаването на нови форми на документи. И накрая, с помощта на отчитане е възможно да се вземе предвид броя на видове и форми на документи.

Структурата на доклада Картата трябва да отразява най-удобния за бъдещето систематизиране на формите на документи.

Формулярите за албум на организацията документи. В допълнение към формулярите за отчет на карти на документи, всяка организация трябва да има албум на формуляри на документ, който е набор от стандарти форми на документи, включени в таблицата.

Unified форми на документи се намират в самия албум по начина, предписан от картата на отчета.

Албум съгласуват и одобряват подобен доклад карта. Признаци също така е начело на предучилищна услуги. Обикновено, албумът е създаден под формата на сценарий на хартиен носител и в електронен вид.

Основната организационната структура на предучилищна услуги:

1. Секретариат - е структурна единица, създадена да служи за управление на организацията. Тя се състои от: рецепция; Ръководител на Секретариата и на секретариатите на заместник-ръководителите на; секретариат на съвета; Протокол Office.

Функциите на Секретариата са: предварителен преглед и подготовка на доклада на ръководителя на входящите документи в името му; обучение, както е указано от началника на отделните проекти и координирането им с функционални структурни звена на организацията;

организация и документация на услуги на заседания на главата на документиране на дейността на колективните органи за управление.

Отдел рационализация DOW - е център на подобряване на предучилищната, методичен център.

Неговите функции включват: разработване и прилагане на мерки за подобряване на технологията за офис; развитие на регулаторната офис методическа подкрепа (наредби, инструкции, правила, разпоредби и листа на единна оформя и др.); разработване на ръководства за класификация (номенклатура на случаи, класификации, списъци на документи със срок на годност).

Службата, която от своя страна е разделена на експедиция; бюро кореспонденция; Офис счетоводни и регистрационни документи; Компютърен център за обработка и възпроизвеждане на текстове.

Службата е създадена в предприятия, научно-изследователски, проектантски организации, висши училища. Структурата на офис обикновено работят следните звена (секции, отраслите групи):

Обща отдел е услуга за работа с документи в изпълнителната власт и изпълнителната власт (на кмета офис, префектура, община) на местното самоуправление.

който обикновено се създава в общите части на същите области, които са характерни за службата, но тук са свързани единици, като например отдел Протокол, група от букви, рецепция. Наличието на тези структури, се обяснява със спецификата на дейността, естеството на процедурите за управление, процедурите за вземане на решения и функции документация в тези институции.

Групата протокол е създаден като част от институциите с постоянен колегиален орган в неговата структура. Изпълнява функциите на:

• подготовка на проекти на нормативни и административни документи (редактиране, проектантски и производствени), писма, бележки, както и тяхната координация със структурните звена;
• анализ на документи, изготвени от структурни отделения; получаване опити за документите получени чрез структурни отделения; организиране и провеждане на събрания на колегиален орган, документиране на дейността им.

Секретар институция върши цялата работа с документи в малки офиси и организации, които не разполагат с вътрешната организационна структура.

По този начин, съществуващите документи регулаторни насоки регулират името и приблизителното структурата на предучилищната услуги държавните предприятия, институции и организации. Що се отнася до недържавни участници, решението за създаване на услугата, нейното заглавие, и вътрешната структура на организацията да поеме водеща роля. Адресите джойнт венчър този въпрос в борда на акционерни дружества - учредител конференция, в съвместните структури - от общото събрание на член-кооператорите.

Сподели тази статия!